ARA Congressi : Organisation de congrès, conférences, service de traductions et d’interprétariats

Un des moyens de « communication » au sein de l'entreprise
est sans aucun doute le voyage incentive qui contribue à renforcer l'image de l'entreprise et à motiver les participants qui se sentent ainsi « récompensés ».


Si vous avez l’intention d'organiser un voyage incentive,
nous sommes en mesure de vous organiser un “ voyage sur mesure ”, en vous proposant la destination la plus adaptée à vos exigences et en personnalisant votre évènement avec des spectacles, des petits détails particuliers et des surprises… de façon à rendre votre incentive inoubliable et toujours novatrice.

1) Définition des objectifs
Nous étudions les exigences de l'entreprise, ses finalités et ses objectifs et mettons en évidence quel genre d'évènement il est souhatable d'organiser, de façon à proposer un voyage personnalisé et « sur mesure ».


2) Profil des participants
L'entreprise rédige le profil des participants et en fonction de leurs caractéristiques nous proposons des services en prenant le plus grand soin dans les plus petits détails et en faisant en sorte que chaque participant se sente toujours « dorloté »…. En un mot nous rendons inoubiable leur voyage!


3) Choix de la destination
En fonction des objectifs de l’entreprise nous proposons des destinations de voyages «ad hoc »: des capitales européennes pour ceux qui désirent visiter les musées, faire du shopping et assister à des spectacles, des destinations qui conjuguent mer et culture, où il est possible de visiter des sites archéologiques et de faire de faire de la plongée, des stations balnéaires exotiques pour ceux qui préfèrent la mer, la chaleur et les sports aquatiques.


4) Voyages à faible distance
Ce sont les destinations que l’on rejoint en 2-3 heures de voyage. Elles font partie de ces voyages à destination de l’Europe et du Bassin Mediterranéen. La durée moyenne de ces voyages est de 3-4 jours.


5) Voyages à moyenne distance
Ce sont les destinations que l’on rejoint en 3-7 heures de voyage, elles font partie de ces voyages à destination de l'Afrique, d'une partie du nord de l’Amérique, du Moyen Orient…. La durée moyenne de ces voyages est de 5-7 jours.


6) Voyages à longue distance
Ce sont les destinations que l’on rejoint en plus de 7 heures. Elles font partie de ces voyages dont, parmi les destinations on trouve l'Amérique du Sud, l’Extreme Orient…. La durée minimum de ces voyages incentive est de 8 jours.


7) Etude graphique et personnalisation du materiel
Tout spécialement pour le voyage incentive, nous élaborons une étude graphique et proposons tout le matériel tipographique nécessaire : affiches, programmes, materiel illustratif, banderoles …. Nous fournissons et personnalisons avec le logo de l'entreprise tout le matériel nécessaire : sacs, cadeaux pour les participants, gadget.


8) Définition du budget
Nous épaulons nos clients dans la gestion administrative et nous leur soumettons le budget nécessaire à la réalisation de l’incentive; nous nous occupons de la partie administrative de la facturation avec les fournisseurs.


9) Communication du voyage
Nous épaulons l’entreprise dans sa campagne de sensibilisation au , en soignant sa campagne depuis le lancement de l’idée jusqu’ à la réalisation, en prévoyant des dépliants, des films et des objets qui rappellent la destination pré-choisie et qui maintiennent l’intérêt des participants.

1) Les moyens de transport
Nous vous proposons le moyen de transport le plus adapté à votre voyage incentive même si le plus confortable est sûrement l'avion qui permet d'écourter le temps du voyage. Nous utilisons les plus prestigieuses compagnies aériennes nationales et de vols charter ce qui donne une touche d'exclusivité à l'incentive : elles permettent de personnaliser le service à bord et fournissent les plus grandes garanties de professionnalisme et de qualité. Le voyage en train peut être aussi pittoresque, éventuellement avec le mythique « Orient Express » ou en bateau de croisière propice à la détente.


2) Les transports internes
Pour les transports internes nous nous adressons à des fournisseurs locaux hautement qualifiés, directement sélectionnés de par notre agence. Cars avec tout le confort, voitures…ou toute sorte de moyens lternatifs originaux et amusants qui s'harmonisent avec le cadre environnant : bateaux, jeeps, chevaux, chameaux….


3) Les hôtels et villages de vacances
Nous pensons qu’il est important pour le participant de plonger dans la vie locale c’est pourquoi nous proposons des hotels ou des villages de vacances de haute qualité qui se caractérisent par leur unicité et qui respectent dans leur structure les caractéristiques du lieu : les hôtes savourent dès le premier instant la magie du lieu…


4) Hôtesses, accompagnateurs et guides
Leur rôle est fondamental pour la réussite d’un voyage incentive; ce sont eux qui, avec la sympathie et le professionalisme qui distinguent notre équipe font en sorte que le groupe se sente à son aise. Ils aident les participants en leur donnant des renseignements, en simplifiant les procédures d’embarquement et en veillant aux besoins du groupe par leur présence constante. Pour nos voyages incentives nous sélectionnons les meilleurs guides locaux en tenant compte de leur compétence et leur capacité.


5) Animations et spectacles
C’est un autre point important de votre voyage incentive ; plus l’animation sera bien gérée et bien organisée, plus les participants se rappelleront de leur voyage. Pour l’organisation de votre événement nous prévoyons au programme des soirées à thèmes, et tout ce qui peut divertir et unir le groupe : un tournoi de tennis, une chasse au trésor, une traversée en bateau, une balade à chameau dans le désert, une régate … mais aussi des excursions et des spectacles folkloriques pour mieux connaître le lieu de votre incentive.


6) Evénements et diners de gala
Pour plonger les participants dans l’atmosphère magique du voyage incentive, nous avons pensé à des soirées à thème, à des dîners et soirées de gala dans des lieux pittoresques : un ancien château, une plage au couché de soleil, une tente dans le désert, la pyramide de Chichen Itzà comme décor ... Tout cela restera inoubliable dans la mémoire des participants.


7) Dorloter les participants
Nous aimons dorloter les participants dès leur départ en simplifiant les procédures d’enregistrement des bagages et du check in, en les épaulant avec notre personnel spécialisé durant toute la permanence, en organisant des «surprises » hors du programme.

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